Home » Computers en internet » Papieren of digitaal archief?

Steeds vaker zien we dat bedrijven hun documenten digitaal gaan beheren. Er zijn echter nog steeds veel bedrijven die alles printen en in hun archief bewaren. Om hier een duidelijker beeld tussen te krijgen heeft de Association for Information and Image Management een onderzoek uitgevoerd. Dit onderzoek vond plaats onder 700 bedrijven.

Een van de conclusies uit het onderzoek was dat ruim 26 procent van de deelgenomen bedrijven geen officieel beleid hanteert voor het beheer van digitale bestanden, wat inhoud dat er geen regels zijn over het vastleggen van documenten. Dit kan problemen veroorzaken, omdat er zo geen orde wordt gehouden. Geen afspraken in bijvoorbeeld benamingen van documenten kan een rommelige document structuur veroorzaken.

Niet alleen de bedrijven stellen eisen aan het bestandbeheer, ook de belastingdienst en politiek hebben invloed. De meeste documenten moeten voor deze partijen een aantal jaar bewaard worden in het archief, dit in verband met eventuele onderzoeken. Het bedrijf moet dan hun documenten kunnen tonen. Uit het gehouden onderzoek blijkt dat slechts 56 procent van de onderzochte bedrijven aan de wettelijke eisen voldoet.

De bedrijven die nog niet digitaal werken doen het beter. Ruim 71 procent van de bedrijven die nog ouderwets met papier werken doen dit volgens de wettelijk voorgestelde eisen. Er wordt onder andere gezien dat veel bedrijven nog niet zeker zijn van de toestand van hun digitale archief. Het is bijvoorbeeld onduidelijk wanneer documenten zijn veranderd, geopend of gewist.

Veel bedrijven zien het digitaal beheren van documenten als iets voor ICT bedrijven. Echter wordt er door de mensen thuis ook steeds meer gebruik gemaakt van dms, document management systems. Hierdoor wordt de overstap van een papieren naar digitaal archief wat kleiner voor de werknemers, ze zijn immers al gewend om digitaal te werken. Het wordt dus steeds aantrekkelijker voor bedrijven om de overstap te maken naar een digitaal bestandsbeheer.