Het beheren van user accounts in het netwerk gaat gepaard met veel verschillende handelingen. Wanneer een nieuwe medewerker in dienst komt, moet een user account worden aangemaakt in diverse systemen en applicaties. Daarvoor moet allereerst goedkeuring worden ontvangen van een manager. Wanneer een medewerker van functie verandert, moet dit door de afdeling ICT wederom aangepast worden, zodat de medewerker nog wel de juiste rechten heeft voor de benodigde applicaties en systemen. Al deze handelingen zijn relatief eenvoudig werk, maar voor de afdeling ICT lastig uit te laten voeren door andere “minder dure” medewerkers omdat hoge netwerkrechten nodig zijn om dit te doen.
Met Auto User Provisioning is het mogelijk om al deze handmatige taken te automatiseren. Via een connectie met het HR-systeem is het mogelijk om op basis van een wijziging in het HR-systeem automatisch een wijziging in het netwerk door te laten voeren. Bijvoorbeeld wanneer een medewerker in dienst komt en wordt opgevoerd in het HR-systeem, dan wordt automatisch een user account aangemaakt in de Windows Active Directory, een Exchange account aangemaakt en eventueel ook een account in overige applicaties, zoals ERP-systeem, financiële administratie etc.
Dit scheelt dan weer de nodige tijd en kosten omdat dit niet door allemaal verschillende medewerkers hoeft te worden aangemaakt. Daarnaast wordt nu ook alles in een keer op een correcte wijze aangemaakt en gewijzigd, wat dan de nodige tijd scheelt. Hierdoor ben je er zeker van dat alles in een keer op correcte wijze wordt ingevoerd en zullen ook wijzigingen een stuk sneller efficienter gaan dan voorheen.